Nouvelle décision de la Commission relative aux activités extérieures et aux mandats ainsi qu'aux activités professionnelles après la cessation des fonctions.
Le 29 juin 2018, le Collège a adopté une nouvelle Décision relative aux activités extérieures et aux mandats ainsi qu'aux activités professionnelles après la cessation des fonctions.
Cette nouvelle Décision a pour but de clarifier et simplifier l'application des anciennes règles relatives aux activités extérieures et aux mandats en tenant compte de l'expérience acquise lors de la mise en œuvre desdites règles.
L'ensemble des dispositions de la nouvelle Décision s'applique à toutes les activités extérieures, mandats et activités professionnelles après la cessation des services, qui débuteront à partir du 1er septembre 2018, que ces activités ou mandats fassent l'objet de nouvelles demandes ou de renouvellements.
Cette nouvelle Décision abroge et remplace la Décision de la Commission C(2013) 9037 du 16 Décembre 2013 relative aux activités extérieures et aux mandats.
La nouvelle Décision concerne, entre autres, les membres du personnel qui, pendant qu'ils sont en activité au sein de la Commission ou détachés dans l'intérêt du service ou en congé de convenance personnelle, souhaitent exercer une activité extérieure, rémunérée ou non, ou remplir un mandat. Il s'agit alors d'une activité ou d'une mission ponctuelle qui ne fait pas partie de leurs fonctions et qui ne peut être considérée comme un passe-temps ou un loisir.
La nouvelle Décision s'applique aussi bien aux membres du personnel sur le point de quitter la Commission qu'à ceux ayant déjà ayant cessé leurs fonctions et qui se proposent d'exercer une activité professionnelle, rémunérée ou non, dans les deux ans suivant la cessation de leurs fonctions.
Les principaux changements sont les suivants:
Pour les membres du personnel en activité ou détachés dans l'intérêt du service:
Selon le statut, un membre du personnel qui se propose d'exercer une activité extérieure ou de remplir un mandat doit demander préalablement l'autorisation à l'AIPN.
Tenant compte cependant de l'expérience qui ressort de l'application pratique des règles antérieures, la nouvelle Décision apporte les clarifications suivantes:
i. i. les membres du personnel ne sont pas tenus de présenter une demande d'autorisation préalable pour des activités qui remplissent cumulativement les conditions énumérées à l'article 4 de la nouvelle Décision. L'autorisation préalable est réputée accordée parce que ces activités sont réputées ne pas entraver l'exercice des fonctions du membre du personnel et être compatibles avec les intérêts de l'institution. La Décision fournit des exemples de ces activités;
ii. ii. certaines activités rémunérées ne sont pas permises. Ce sont les activités qui sont de nature à entraver l’exercice des fonctions du membre du personnel et/ou sont incompatibles avec les intérêts de l’Institution. C’est par exemple le cas des activités exercées pendant les heures de travail ou qui donnent lieu à un conflit d’intérêts. L’activité est aussi interdite lorsqu’elle donne lieu à une rémunération supérieure au plafond de 10,000 euros, par elle-même ou combinée à d’autres activités extérieures autorisées (voir ci-dessous) .
Les activités qui ne tombent pas sous les points (i) et (ii) ci-dessus, devront faire l’objet d’une demande d’autorisation et feront l’objet d’une analyse au cas par cas par l’AIPN.
En cas de doute, il est conseillé aux membres du personnel de demander une autorisation auprès de l’AIPN pour toute activité extérieure ou mandat qu’ils/elles souhaiteraient exercer ou remplir.
Le plafond annuel de la rémunération nette qu’un membre du personnel peut percevoir dans le cadre de l’ensemble de ses mandats ou activités extérieures cumulées a été révisé et est passé de 4,500 euros à 10,000 euros. La Décision interdit toute activité extérieure ou mandat dont la rémunération, par elle-même ou cumulée à d’autres activités extérieures autorisées, excède ce plafond. Les membres du personnel sont invités à déclarer la rémunération envisagée sur le formulaire de déclaration via le module Ethics en Sysper.
Les membres du personnel travaillant à temps partiel à leur propre demande peuvent seulement exercer des activités extérieures non rémunérées. En revanche, les membres du personnel employés sur la base d’un temps partiel structurel peuvent exercer une activité extérieure ou un mandat rémunéré ou non (sans limite de plafond) .
La nouvelle Décision reconnait formellement la nécessité pour certains membres du personnel d’exercer une activité extérieure ou un mandat, rémunérés ou non, afin de maintenir leurs compétences professionnelles et/ou d’améliorer leurs qualifications. Si l’intérêt du service exige qu’ils maintiennent leurs compétences professionnelles et/ou améliorent leurs qualifications, ces membres du personnel reçoivent en principe l’autorisation de l’AIPN d’exercer une telle activité ou mandat.
La nouvelle Décision simplifie aussi la procédure. Les demandes d’autorisation doivent être soumises à l’AIPN au moins deux mois avant le début prévu de l’activité ou du mandat. Toutefois, il n’y a plus l’obligation de déclarer annuellement l’activité ou le mandat. Une nouvelle demande d’autorisation doit cependant être soumise en cas de nouvelle activité, de nouveau mandat ou si le membre du personnel change d’affectation.
Pour les membres du personnel en congé de convenance personnelle
Les membres du personnel en congé de convenance personnelle doivent demander une autorisation préalable pour toute activité extérieure ou tout mandat à tout moment pendant leur période de congé. Il n'y a cependant pas d'obligation d'autorisation préalable pour les activités remplissant les conditions cumulatives applicables au personnel en activité, qui s'appliquent mutatis mutandis.
Si un conflit d'intérêts potentiel est identifié ou une incompatibilité avec les intérêts de l'institution est démontrée, l'AIPN peut autoriser l'activité en question en imposant des restrictions appropriées ou ne pas accorder ladite autorisation. Quoiqu'il en soit l'autorisation n'est pas accordée aux membres du personnel qui se proposent d'exercer une activité professionnelle rémunérée ou non, comportant des activités de lobbying ou de défense d'intérêts vis-à-vis de leur institution et susceptible de donner lieu à un conflit réel ou potentiel avec les intérêts légitimes de l'institution.
Les demandes d'autorisation doivent être adressées à l'AIPN au moins deux mois avant le début de l'activité ou du mandat. L'autorisation est valable pour la période indiquée dans la demande et ne peut pas dépasser 12 mois. Une nouvelle demande doit être soumise pour toute prolongation ou tout renouvellement de l'activité ou du mandat ou pour tout changement de l'activité ou du mandat.
Pour les membres du personnel cessant leurs fonctions à la Commission:
Les membres du personnel sur le point de cesser ou ayant cessé leurs fonctions à la Commission et qui se proposent d'exercer une activité rémunérée ou non, sont tenus de le déclarer à la Commission, au moyen d'un formulaire spécifique, au moins 30 jours ouvrables avant le début prévu de cette activité. Cette obligation est d'application pendant deux ans après la cessation de fonctions.
L'AIPN notifie sa décision dans un délai de 30 jours ouvrables à compter de la réception de la déclaration de l'activité professionnelle (décision implicite d'acceptation de l'activité professionnelle à l'expiration de ce délai comme prévu par le statut) .
Toutefois, la Décision précise que certaines activités ne constituent pas des activités professionnelles au sens de l'article 16 du statut et que par conséquent elles ne doivent pas être déclarées. C'est le cas des activités suivantes:
i. i. activités consistant à entrer en fonctions dans une autre institution de l'Union européenne
ii. ii. activités qui sont expressément énumérées dans la Décision comme exemples d'activités pour lesquelles l'autorisation préalable est réputée accordée à l'égard des membres du personnel en activité, à condition qu'elles ne donnent pas lieu à des activités de lobbying ou de défense d'intérêts vis-à-vis de l'ancienne institution du membre du personnel concerné, qu'elles ne soient pas rémunérées et qu'elles soient menées à titre individuel.
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Pour de plus amples informations, veuillez consulter les pages intranet consacrées aux questions éthiques et à partir desquelles vous pourrez télécharger les formulaires de déclaration et où il vous sera possible de prendre connaissance des FAQ.
Clause de non responsabilité:
Cette note d'information ne présente pas de caractère contraignant mais se propose seulement de fournir aux membres du personnel quelques explications sur la nouvelle Décision sur les activités extérieures et aux mandats ainsi que sur les activités professionnelles après la cessation des fonctions. Seul le texte de la Décision de la Commission fait foi et a une valeur juridique contraignante.